Мова — втілення думки. Що багатша думка, то багатша мова... (М. Рильський)
Писемне мовлення —це універсальний засіб спілкування людей. За допомогою писемної мови думки і почуття передаються від покоління до покоління.
Писемне мовлення — переважно монологічне, має свої лексичні й стилістичні особливості, відповідну граматичну будову.
Писемне мовлення спирається на усне і є вторинним.
У писемному мовленні точніший добір лексики. Тут вживаються різні терміни, професійна й загальновживана лексика тощо. Не вживаються нелітературні слова, лайливі, територіальні. З діалектної лексики добираються лише найцінніші життєво необхідні слова і граматичні форми.
У писемному мовленні використовуються складні речення, різні форми сурядності й підрядності, відокремлення, вставні слова тощо.
Одиницею писемного мовлення є текст. Його поділяють на абзаци, що логічно пов'язані один з одним.
Писемне мовлення передається не лише словами й літерами, а й графічними знаками, схемами, таблицями, малюнками тощо.
У писемному мовленні форма викладу залежить від того, про який стильовий різновид йдеться. Наприклад, художній текст відрізняється від публіцистичного, науковий від ділового і т. д.
Щодо ділового писемного мовлення доречно сказати, що тут можливий не лише текстовий виклад. Є папери, котрі містять тільки конкретні цифрові дані, схеми, таблиці тощо. Це документи стандартного типу. Вони дають можливість ефективно підготувати максимум даних. А є й такі ділові папери, що містять лише загальні відомості. Тут відповідно добираються й мовні елементи. Такі документи мають дещо вільну від стандарту форму викладу.
Ефективність того чи іншого документа залежить від мовних засобів, насиченості найнеобхіднішою інформацією. Ось чому кожна організація чи підприємство прагнуть виробити свої типові документи. Перевага їх у тому, що вони не потребують багато часу для складання, легко сприймаються і зручні у використанні.