Мова — єдине знаряддя для засвоєння спадщини минулого, найвищих здобутків людської культури, людської мислі. (І. Вихованець)
При складанні документів виникають труднощі не лише в доборі потрібних слів, а й у виборі відповідної граматичної форми. Найчастіше виникає сумнів щодо використання роду іменників, коли це стосується назви осіб за професією.
Наприклад: учитель —учителька, касир —касирка, лаборант —лаборантка, лікар —лікарка, фізик —фізичка, працівник — працівниця, викладач —викладачка.
Офіційні назви посад, професій — іменники чоловічого роду, тому в ділових паперах слід вживати саме їх. Залежні слова від найменування професій узгоджуються у формі чоловічого роду.
Наприклад: старший викладач Світлана Дмитрівна; касир, управління Марія Семенівна; лаборант інституту Оксана Вікторівна; науковий співробітник Ольга Семенівна; головний прокурор Лідія Іванівна Шевченко.
Коли ж після таких сполук на позначення жіночого роду стоїть дієслово, то воно узгоджується з прізвищем і вживається у формі жіночого роду.
Наприклад: Старший викладач Г. І. Гаєвська відповідала на наші запитання. Головний лікар Л. І. Ткаченко наголосила на цих рядках наказу директора.
У ділових документах не вживають узгодження типу: наша голова наказала, старша інженер поїхала, головна лікар порадила тощо.
Не рекомендується називати осіб за місцем проживання та їх професією типу: сільчани, городяни, заводчани, дистанційники, поштарі, вживаються: мешканці села, мешканці міста, робітники заводу, службовці станції, працівники пошти.
Досить часто в ділових паперах замість множини зустрічається однина.
Наприклад: Полтавські фермери зібрали великий урожай цукрового буряку, соняшнику, картоплі.
Іноді в ділових документах іменники, що означають речовину {вода, олія, сіль, нафта, вино тощо), набувають форм множини.
Наприклад: На цьому підприємстві можна придбати сухі вина, мінеральні води, технічні мастила.
Чимало помилок у вживанні давального відмінка іменників. Так, іменники чоловічого роду мають переважно закінчення -у, хоча останнім часом надається перевага закінченню -ові, -еві: ректорові, директорові.
Багато помилок припадає і на вживання родового відмінка однини іменників чоловічого роду, де одні закінчуються на -а, -я {документа), інші на -у, -ю {протоколу, принципу, факту). У випадках сумніву, слід заглянути до словника.
Щодо вживання прикметників, то тут можуть виникнути труднощі у використанні ступенів порівняння, оскільки в діловому мовленні частіше вживані аналітичні форми. Наприклад: повний, більш повний, найбільш повний; вичерпний, більш вичерпний, найбільш вичерпний.
